Arkevia : le coffre-fort numérique qui révolutionne la gestion documentaire en entreprise

À l’ère du tout numérique, la gestion et la sécurisation des documents sensibles sont devenues des enjeux majeurs pour les entreprises. C’est dans ce contexte qu’Arkevia s’impose comme une solution innovante et performante. Ce coffre-fort numérique, développé par le groupe Cegedim, offre une réponse adaptée aux besoins croissants de digitalisation et de protection des données. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet pour comprendre l’intérêt, le fonctionnement et la mise en place d’Arkevia au sein de votre organisation.

Qu’est-ce qu’Arkevia ?

Arkevia est une plateforme de stockage en ligne sécurisée, conçue spécifiquement pour les entreprises et leurs employés. Ce coffre-fort numérique permet de stocker, gérer et partager des documents sensibles en toute sécurité, tout en respectant les normes légales en vigueur, notamment le RGPD.

Les principales fonctionnalités d’Arkevia

Arkevia offre une large gamme de fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises modernes :

1. Stockage sécurisé de documents
2. Partage de fichiers entre collaborateurs
3. Gestion des droits d’accès
4. Signature électronique
5. Horodatage des documents
6. Conservation longue durée (jusqu’à 50 ans)

Pourquoi adopter Arkevia ?

L’adoption d’Arkevia présente de nombreux avantages pour les entreprises et leurs employés :

Pour les entreprises

• Réduction des coûts liés à l’archivage physique
• Amélioration de la sécurité des données sensibles
• Conformité avec les réglementations en vigueur
• Optimisation des processus de gestion documentaire
• Facilitation du travail collaboratif

Pour les employés

• Accès sécurisé à leurs documents personnels et professionnels
• Conservation à long terme des bulletins de paie et autres documents importants
• Simplification des démarches administratives
• Réduction du risque de perte de documents

Comment fonctionne Arkevia ?

Arkevia repose sur une technologie de pointe qui garantit la sécurité et l’intégrité des documents stockés. Voici les principaux aspects de son fonctionnement

Sécurité des données

Arkevia utilise des protocoles de cryptage avancés pour protéger les données stockées. Chaque utilisateur dispose d’un espace personnel sécurisé, accessible uniquement avec ses identifiants.

Gestion des droits d’accès

L’administrateur peut définir des droits d’accès spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs, assurant ainsi un contrôle précis sur la consultation et le partage des documents.

Conservation longue durée

Les documents stockés sur Arkevia sont conservés pendant une durée pouvant aller jusqu’à 50 ans, garantissant ainsi leur disponibilité à long terme.

Intégration avec les systèmes existants

Arkevia peut s’intégrer facilement aux systèmes d’information existants de l’entreprise, facilitant ainsi son adoption et son utilisation au quotidien.

Mise en place d’Arkevia dans votre entreprise

La mise en place d’Arkevia nécessite une approche structurée pour garantir son succès. Voici les étapes clés à suivre :

1. Évaluation des besoins

Avant de déployer Arkevia, il est essentiel d’évaluer précisément les besoins de votre entreprise en matière de gestion documentaire. Identifiez les types de documents à stocker, les processus à digitaliser et les utilisateurs concernés.

2. Choix de l’offre adaptée

Arkevia propose différentes formules adaptées aux besoins spécifiques des entreprises. Contactez un représentant Arkevia pour obtenir un devis personnalisé en fonction de vos besoins.

3. Configuration de la plateforme

Une fois l’offre choisie, procédez à la configuration de la plateforme. Cela inclut la création des comptes utilisateurs, la définition des droits d’accès et la personnalisation de l’interface selon vos préférences.

4. Formation des utilisateurs

Organisez des sessions de formation pour familiariser vos employés avec l’utilisation d’Arkevia. Assurez-vous qu’ils comprennent les bonnes pratiques en matière de sécurité et de gestion documentaire.

5. Migration des documents existants

Planifiez et exécutez la migration de vos documents existants vers Arkevia. Cette étape peut nécessiter la numérisation de documents papier et l’importation de fichiers électroniques.

6. Mise en place de procédures

Établissez des procédures claires pour l’utilisation d’Arkevia au sein de votre entreprise. Définissez les règles de nommage des fichiers, les processus de validation et les protocoles de partage des documents.

Bonnes pratiques pour une utilisation optimale d’Arkevia

Pour tirer le meilleur parti d’Arkevia, voici quelques bonnes pratiques à adopter :

1. Classez régulièrement vos documents pour maintenir une organisation efficace.
2. Utilisez des mots-clés pertinents pour faciliter la recherche de documents.
3. Vérifiez régulièrement les droits d’accès pour garantir la sécurité des données.
4. Formez régulièrement les nouveaux employés à l’utilisation d’Arkevia.
5. Effectuez des sauvegardes régulières de vos données les plus critiques.
6. Mettez à jour vos informations personnelles pour garantir l’accès à votre compte.

Cas d’usage concrets d’Arkevia

Arkevia trouve son utilité dans de nombreux domaines de l’entreprise. Voici quelques exemples concrets d’utilisation :

Gestion des ressources humaines

• Stockage sécurisé des contrats de travail
• Distribution automatique des bulletins de paie
• Archivage des documents de formation et des évaluations

Comptabilité et finance

• Conservation des factures et des documents comptables
• Partage sécurisé des rapports financiers
• Archivage des déclarations fiscales

Service juridique

• Stockage des contrats et des accords commerciaux
• Gestion des documents liés aux litiges
• Archivage des procès-verbaux de réunions

Recherche et développement

• Protection des documents liés aux brevets
• Partage sécurisé des résultats de recherche
• Archivage des rapports d’étude

L’avenir d’Arkevia et de la gestion documentaire numérique

Arkevia s’inscrit dans une tendance de fond vers la digitalisation complète des processus documentaires en entreprise. À l’avenir, on peut s’attendre à voir émerger de nouvelles fonctionnalités, telles que :

• L’intégration de l’intelligence artificielle pour une meilleure classification et recherche de documents
• Le développement d’interfaces encore plus intuitives et personnalisables
• L’amélioration des capacités de collaboration en temps réel
• Le renforcement des mesures de sécurité face aux menaces émergentes

Conclusion

Arkevia représente une solution complète et sécurisée pour la gestion documentaire en entreprise. En adoptant cette technologie, les organisations peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi renforcer la protection de leurs données sensibles. La mise en place d’Arkevia nécessite une approche méthodique, mais les bénéfices à long terme en termes de productivité, de sécurité et de conformité sont indéniables.

Dans un monde où la digitalisation est devenue incontournable, Arkevia s’impose comme un outil essentiel pour toute entreprise soucieuse de moderniser sa gestion documentaire. En suivant les bonnes pratiques et en exploitant pleinement les fonctionnalités offertes par cette plateforme, les entreprises peuvent transformer leur approche de l’archivage et du partage de documents, ouvrant ainsi la voie à une nouvelle ère de collaboration et d’efficacité.